Det strategiske PMO, episode 4
Kan du tænke "OUTSIDE - IN" ? Se her hvordan.
Projektkontoret (PMO) har bevist sit værd, som den enhed der hjælper virksomheden med bl.a. at sikre de rigtige projekter startes, og at de gennemføres via de rigtige metoder og processer. Gang på gang kommer der forsknings-resultater der peger på, at PMO-er er med til at skabe stor værdi. (ESI, 2015, Sliva og Bouter 2015).
Dog, er der stadig mange PMO-er der ikke overlever deres 3. år (Easton, 2015). Der er mange PMO-er der ikke har topledelsens fokus og commitment. Og hvorfor er det?
Der er sikkert ikke et enkelt svar på dette. Mark Price Perry har både i 2009 og 2012 argumenteret kraftig for, at PMO-er skal være en strategisk forretningspartner og man skal bruge masser af energi på at forstå den forretning og de markeder, som PMO-et skal servicere.
OUTSIDE - IN, mindset:
Det kræver et stort fokus på "OUTSIDE - IN", udefra og ind. Price Perry siger at udgangspunktet altid skal være: Hvad er der brug for inden for projekt, program og portefølje disciplinerne (3PO), for at hjælpe forretningen til at blive succesfuld. Alt for ofte bliver et projektkontor bygget og udviklet ude fra en "Project Excellence" tankegang. Selvom der er meget positivt at blive "excellent" i projektledelse, så behøver den konkrete virksomhed ikke at blive "excellent". Derudover er det også svært at få kollegaerne til at arbejde efter nye metoder og processer. Oplever de at gabet bliver for stort fra "den gamle verden" til den nye og bedre og "excellente" verden.
Vi skal derimod undersøge mere præcist hvilke metoder og processer inden for hele P3O-omårdet, der er brug for. Hvad har forretningen brug for, og hvordan skal PMO-et skræddersyes, så det bliver en strategisk partner? Det er det spørgsmålet vi skal besvare som PMO. Jeg har lavet en lille video, der måske kan hjælpe dig i gang med dette arbejde. Se med her:
Eksempler på OUTSIDE-IN:
Hvordan gør man så i praksis? Hvordan udvikler man et PMO ude fra en OUTSIDE-IN tanke gang og hvilke konkrete værktøjer, modeller og processer skal PMO-et tilbyde, hvis man er tro mod en OUTSIDE-IN filosofi.
Nøgleordene er tilpasning og skræddersyning. Tag for eksempel Jeres projektlivscyklusmodel, jeres "stage gate model". Skal det være en vandfalds-model med 5 "gates" og 12 nøgle dokumenter, der sikrer forretning og kvalitet i produktudviklingen? Skal det mere være en agiludviklingsmodel der understøtter mange iterative processer? Eller en kombination? Dette skal du hjælpe med at afklare. Hvad med jeres portefølje-process? Hvor ofte er der behov for at gennemgå hele projektporteføljen? Dette er utroligt forskelligt og meget afhængig af branche og produkter/services. Skal det være på måneds basis eller kvartalsvis? Det kan betyder forskellen på liv og død om du vælger den rette cyklus. Er den for lang kommer du til at brænde penge af på projekter, der skulle have være stoppet for længst. Er den for kort, har du ikke nok viden om fremdrift og effektskabelse til at kunne vurdere om projektet skal leve eller død.
Dette er blot to eksempler på hvordan en OUTSIDE-IN tankegang kan bruges til at udvikle et PMO. Der er mange flere eksempler.
Er du blevet nysgerrig på udvikling af dit PMO, kan du finde mere info på vores hjemmeside HER. Vi har alle selv arbejdet i et PMO, og vi har hjulpet mere end 50 virksomheder med at udvikle et PMO funktionen.
PMO Manager uddannelse sammen med Inginiørforeningen.
Vi har også lavet et modulopbygget PMO Manager uddannelse, der henvender sig til personer der arbejder i et PMO eller hjælpe deres virksomhed med at sikre at de rigtige projekter sættes i gang og køres via de rigtige metoder og processer. Det er et udviklingsforløb over 6 moduler (4 moduler i Århus).
De nye hold starter til september 2016. Læs detaljerne om uddannelsen HER.
Vi ses.
Vh Hans Arnbjerg
